Mengenal Google Dokumen, Kelebihan dan Kekurangannya

Mengenal Google Dokumen – Ketemu lagi dengan mimin. Pada kesempatan ini mimin ingin sharing lagi nih tentang salah satu dari suite Google Docs Editor dari Google yaitu Google Dokumen. Mungkin banyak dari Teman Merdika yang belum atau jarang mendengar kata Google Dokumen dibanding Microsoft Word. Jika kita ingin membuat atau mengedit dokumen, mungkin yang paling sering terlintas di pikiran kita adalah program Microsoft Word.

Program buatan Microsoft ini memang selalu menjadi andalan ketika ingin membuat dokumen. Namun tahukah Teman Merdika bahwa ada beragam program web app yang juga memiliki fungsi sama dengan Microsoft Word. Perkembangan program office berjalan begitu cepat. Tak disangka, penggunaan program office berbasis cloud semakin meningkat. Google Dokumen menjadi salah satu program office berbasis cloud yang saat ini menjadi alternatif dalam membuat dokumen secara cepat dan efisien.

Pengertian Google Dokumen

Sebelum membahas lebih mendalam tentang Google Dokumen, alangkah baiknya Teman Merdika mengetahui apa sih pengertiannya. Google Dokumen adalah pengolah kata online yang memungkinkan untuk membuat, memformat, dan bekerja dengan orang lain.

Google Dokumen merupakan rangkaian aplikasi Google Docs Editor berbasis website yang dapat diakses secara gratis dengan penyimpanan awan. Platform produktivitas lain yang berbasis penyimpanan awan lain seperti Google Slides, Google Forms, Google Sheets, Google Drive, Google Calendar, dll.

Kelebihan dan Kekurangan Google Dokumen

Berikut merupakan kelebihan dan kekurangan Google Dokumen:

Kelebihan

1. Akses Mudah

Google Dokumen memiliki tampilan yang mudah dimengerti sekalipun sebelumnya belum pernah menggunakan aplikasi pengolah kata. Artikel dan tutorial yang tersedia secara online juga memudahkan pengguna dalam mengaksesnya.

2. Mudah untuk Berbagi dan Berkolaborasi

Karena berbasis penyimpanan awan sehingga mudah digunakan untuk berbagi dan berkolaborasi dalam mengerjakan satu dokumen. Teman Merdika dapat membagikan link untuk melihat, edit, dan komentar. Ketiga fitur tersebut memudahkan Teman Merdika untuk berkolaborasi dan mendapatkan umpan balik.

3. Tidak Berbayar

Google Dokumen tidak berbayar alias gratis, tidak ada biaya berlangganan maupun biaya lainnya terkait penggunaan layanan.

4. History Mudah Dilacak

Berbeda dengan Microsoft Word yang jika kita menghapus kata tidak terdapat track historynya, dalam Google Dokumen ini terdapat history dan Teman Merdika juga dapat melakukan pengembalian pada versi history yang diinginkan.

5. Terhubung dengan Google Drive

Sebagaimana pemaparan sebelumnya, Google Dokumen berbasis penyimpanan awan dengan pelayanan penyimpanan milik Google yang bernama Google Drive. Hal ini cukup memudahkan pengguna apabila terjadi kerusakan pada perangkat yang digunakan, file dalam Google Drive tetap dapat diakses dengan memasukkan email dan password. Selain itu ukuran penyimpanan yang disediakan oleh Google Drive terbilang besar yaitu 15 GB.

Kekurangan

1. Template Terbatas

Jika dibandingkan dengan Microsoft Word, jumlah templates yang disediakan oleh Google Dokumen terbilang sedikit. Untuk mengatasinya, Teman Merdika dapat mengunduh template pada platform lain kemudian mengunggahnya dalam Google Dokumen dan mulai bekerja.

2. Membutuhkan Akses Internet

Karena memang berbasis online, untuk dapat mengaksesnya Teman Merdika membutuhkan internet. Jika sedang berada area yang sinyalnya kurang kuat, Teman Merdika dapat mengaktikan offline access agar dapat mengerjakan sembari menunggu sinyal kuat.

3. Tidak Tersedia dalam Aplikasi Dekstop

Google Dokumen saat ini hanya tersedia jika diakses melalui web browser yang terkadang bisa jadi lebih lambat saat mengakses banyak tab.

4. Fitur Terbatas

Jika dibandingkan dengan Microsoft Word, Google Dokumen ini masih memiliki keterbatasan secara fungsional dan fiturnya. Fitur yang terdapat dalam Microsoft Word lebih banyak menawarkan jenis format.

Perbedaan Microsoft Word dan Google Dokumen

Setelah membahas kelebihan dan kekurangan Google Dokumen yang kebanyakan dibandingkan dengan Microsoft Word. Simak pembahasan berikut untuk mengetahui perbedaannya secara lebih rinci!

Dilansir dari Herzing University terdapat 5 kriteria kunci untuk membedakan Microsoft Word dan Google Dokumen, yaitu sebagai berikut:

1. Harga dan Aksesibilitas

Microsoft Word yang termasuk dalam paket Microsoft Office lisensi produknya berbayar dan untuk menggunakannya, Teman Merdika harus download dan instal terlebih dahulu. Sedangkan Google Dokumen berbasis online dan gratis, untuk mengaksesnya hanya perlu login menggunakan akun Google.

2. Fitur dan Fungsionalitas

Microsoft Word menawarkan banyak fitur yang memudahkan Teman Merdika dalam mengerjakan dokumen. Sedangkan Google Dokumen juga sama menawarkan fitur dasar pengolah kata namun tidak menyediakan template.

3. Kolaborasi dan Edit

Keduanya sama-sama memiliki fungsi untuk berkolaborasi dan edit dokumen. Pada Microsoft Word menggunakan fitur track changes. Pada Google Dokumen, Teman Merdika dapat melakukan suggestion dan history track yang lebih friendly.

4. Mobile Friendly

Aplikasi Google Dokumen tersedia dalam sistem operasi Android dan iOS sehingga dapat memudahkan untuk mengerjakan tugas meskipun sedang bepergian tanpa harus membuka laptop. Microsoft Word juga memiliki versi mobile namun tidak ramah pengguna atau lebih mudah digunakan yang berbasis dekstop.

5. Menyimpan Dokumen

Google Dokumen dapat menyimpan file yang kita ketikkan secara autosave karena terhubung dengan internet. Sehingga dapat mengerjakan tanpa khawatir tidak tersimpan. Sedangkan Microsoft Word menyimpan dokumen dalam hard disk.

Cara Membuka Google Dokumen

Dan terakhir yang tidak kalah penting mimin mau kasih tau tutorial bagaimana cara menggunakannya di website dan handphone.

1. Via Website

Buka aplikasi peramban atau browser di laptop, misalnya Google Chrome, Mozilla Firefox, atau Internet Explorer
Setelah itu, anda bisa mengakses situs docs.google.com.
Untuk dapat mulai mengetik, Teman Merdika akan diminta login menggunakan akun Google.
Teman Merdika bisa memilih akun Google yang ingin digunakan. Jika sudah, maka anda dapat menggunakannya untuk membuat dokumen.

2. Via Handphone

Jika sudah mengunduhnya, anda bisa login menggunakan akun Google milik anda.
Setelah berhasil login, bisa langsung membuat dokumen di Google Docs.
Caranya ketuk ikon tambah “+” yang berada di pojok kanan layar ponsel anda.
Selanjutnya anda tinggal membuat dokumen yang ingin dikerjakan.

Nah itu tadi sedikit pemaparan mengenai pengertian Google Dokumen, kelebihan, kekurangan, serta perbedaan antara Microsoft Word dan Google Dokumen. Semoga bermanfaat untuk Teman Merdika!

Referensi:

support.google.com. How to Use Google Docs (Diakses 26 Mei 2023), dari https://support.google.com/docs/answer/7068618?hl=en&co=GENIE.Platform%3DDesktop#:~:text=Google%20Docs%20is%20an%20online,tips%20for%20using%20Google%20Docs.

techtarget.com. Google Docs (Diakses 26 Mei 2023), dari https://www.techtarget.com/whatis/definition/Google-Docs

presentationskills.me (2022). 13 Advantages and Disadvantages Of Google Docs (Diakses 26 Mei 2023), dari https://www.presentationskills.me/advantages-and-disadvantages-of-google-docs/

herzing.edu. Word vs Google Docs (Diakses 26 Mei 2023), dari https://www.herzing.edu/blog/word-vs-google-docs-which-better

Bagikan Artikel